Automatische Rechnungsverarbeitung 

Einsatz:        Verschiedenste Branchen 

Lösung:        Automatisierte Rechnungserfassung, Freigabeworkflow 

ERP:            SAP,  MS Dynamic NAV, MS Dynamic AX, … 

Erfassung und Freigabeworkflow 

Eingehende Rechnungen werden automatisiert erfasst und für die Buchung aufbereitet. Dabei werden Rechnungen in unterschiedlichen Formaten (Papier, PDF, Datenstrom) und über unterschiedliche Eingangskanäle (Post, E-Mail, Download) verarbeitet. 

Die Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen, in der ERP-Software vorerfasst und sind im Rechnungseingangsbuch ersichtlich. Gleichzeitig erfolgt die Ablage der Belege im Revisionsarchiv. 

Rechnungen ohne Bestellbezug bzw. Rechnungen mit Bestellabweichungen durchlaufen einen elektronischen Freigabeprozess und werden danach gebucht. Rechnungen ohne Bestellabweichungen werden bei Eingang automatisch gebucht. Sämtliche Tätigkeiten werden dabei protokolliert, Status und Bearbeiter der Rechnungen sind jederzeit einsehbar. Eskalationsfristen und Ampelsysteme sorgen für eine sichere und zeitgerechte Bearbeitung. Die Lösung ist auf PCs und mobilen Clients verfügbar.  

Automatische Erfassung 

Eingehende Rechnungen (Papier, E-Mail) werden erfasst und die buchungsrelevanten Daten automatisch ausgelesen. Papierrechnungen werden gescannt, PDF-Rechnungen automatisch aus Postfächern übernommen. Die extrahierten Rechnungsdaten werden mit vorhandenen Kreditoren- und Bestelldaten abgeglichen und auf Korrektheit lt. § 11 UstG geprüft.  

Rechnungen die die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllen, können retourniert werden. Die korrekten Rechnungsdaten werden an die ERP-Lösung (SAP, AX, NAV, …) für die weitere Bearbeitung protokolliert übergeben. Gleichzeitig erfolgt die Ablage der Rechnungen im Revisionsarchiv mit Verlinkung des Rechnungsimages im ERP-System.