E-Mail Optimierung

         Einsatz:        Öffentliche Verwaltung

           Lösung:        Optimierung der Informationsbereitstellung

           Nutzen:        Schnellere Verständlichkeit, weniger Zeitaufwand, effizienter Wissensaustausch

Der Textinhalt von eingehenden E-Mails wird nach bestimmten Begriffen durchsucht. Bei Auffinden eines Begriffes wird hinter dem Begriff ein Link eingebettet. Dieser Link verweist auf ein eindeutiges Dokument in einer Datenbank. Der Empfänger erhält bereits das optimierte E-Mail.

Beim Lesen der E-Mails können die Benutzer die Links bei Bedarf aktivieren, die relevanten Dokumente (Verordnungen, Richtlinien, Gesetzestexte) werden dann visualisiert. Das aufwendige Suchen nach erklärenden oder ergänzenden Zusatzinformationen entfällt. 

Die Verwaltung der Begriffe erfolgt in einer Datenbank mit laufender Aktualisierung. Erfassung und Verwaltung der Dokumente sind in einem elektronischen Archiv abgebildet. Relevantes Kriterium für die Auswahl der zu optimierenden E-Mails bilden die Absenderadressen der E-Mails.

Optimierte Kommunikation

Einsatz:        Beratungsunternehmen

Lösung:        Optimierung des Informationsaustausches

Nutzen:        Zentrale Protokollierung und Verwaltung von Bescheiden,  
                   automatische Aktenbildung, gesicherte Weiterleitung.

Aus eingehenden Behörden E-Mails werden enthaltene Bescheide ausgelesen, beschlagwortet und in einem  Archiv abgelegt. Gleichzeitig werden die Bescheide dem jeweiligen Klienten Akt zugeordnet, der Sachbearbeiter informiert und eine Weiterleitungsfrist angelegt.

Bei Weiterleitung an den Klienten wird die Frist deaktiviert (Aufgabe erledigt), bei Überschreitung der Frist erfolgt eine Fälligkeitserinnerung.